Aviso de Privacidad

1.1 Datos de cuenta e identidad

• Nombre completo, correo electrónico, número telefónico, idioma preferido, zona horaria, imagen de perfil e identificador único de autenticación.
• Metadatos de autenticación administrados por nuestro proveedor de autenticación, como credenciales cifradas, métodos de autenticación multifactor y tokens de sesión.
• Asignaciones de roles, membresías de organización, invitaciones de equipo y permisos de acceso granulares (Administrador, Gerente, Recepcionista, Solo Lectura).

1.2 Datos de organización y negocio

• Nombre comercial, giro, descripción de servicios y logotipos usados en los paneles y páginas públicas de reservación.
• Horarios de operación, disponibilidad, tiempos de descanso, configuraciones de recursos y restricciones de agenda del personal.
• Ubicaciones, direcciones, enlaces a redes sociales (Facebook, Instagram, X/Twitter), contenido del sitio de reservación y textos de marketing.
• Identificadores fiscales y de facturación como RFC, Régimen Fiscal, claves de uso de CFDI, contactos de facturación y preferencias de factura.
• Configuración de bots y automatización, incluyendo modo del chatbot (reservaciones o comercial), mensajes de bienvenida, preguntas de calificación personalizadas, límites de interacción y contenido de base de conocimiento.

1.3 Datos de clientes y personal que proporcionas

• Datos de contacto como teléfonos, correos electrónicos, direcciones físicas y contactos de emergencia.
• Detalles demográficos como cumpleaños, género y preferencias de idioma.
• Preferencias de servicio, historial de citas, notas sobre alergias o contraindicaciones que decidas registrar.
• Formularios firmados, consentimientos, firmas digitales, expedientes médicos, identificaciones y otros archivos adjuntos a reservaciones, tickets o perfiles de clientes.
• Campos personalizados, etiquetas, segmentaciones y archivos de clientes (documentos, imágenes) configurados por tu organización.
• Información de mascotas (nombre, raza, peso, fotos) para negocios veterinarios o de estética canina.

Eres responsable de que los datos personales que recabes de clientes o personal cumplan con la normativa aplicable y de limitar la información sensible a lo estrictamente necesario.

Algunos datos que las organizaciones pueden decidir almacenar en SalonWop, incluyendo información de salud, alergias, contraindicaciones, expedientes médicos, notas sobre discapacidad, firmas biométricas o copias de identificaciones oficiales, pueden considerarse datos personales sensibles conforme a la legislación mexicana u otras leyes aplicables. Solo debes cargar esos datos cuando sea estrictamente necesario y después de obtener el consentimiento expreso u otra autorización que exija la ley.

1.4 Datos de prospectos y comerciales

Cuando utilizas el modo comercial o las funciones de captación de prospectos, recopilamos y tratamos:

• Información de contacto del prospecto: nombre, correo electrónico, número telefónico y nombre de empresa capturados mediante conversaciones automatizadas del bot.
• Datos de calificación: respuestas al marco BANT (Presupuesto, Autoridad, Necesidad, Tiempo) o marcos personalizados, incluyendo puntuaciones individuales y nivel de calificación (caliente, tibio, frío, no calificado).
• Respuestas a preguntas personalizadas: respuestas a preguntas definidas por la organización (abiertas o de opción múltiple), con datos de puntuación asociados.
• Métricas de puntuación de prospectos: puntuaciones compuestas basadas en respuestas de calificación, actividad de interacción y calidad de datos de contacto.
• Estado del ciclo de vida y historial de etapas: transiciones entre nuevo, caliente, frío, pago y cliente con marcas de tiempo y atribución.
• Datos de pedido y carrito: selecciones de productos, cantidades, precios y notas capturados durante conversaciones comerciales.
• Datos de ejecución de flujos: progresión del flujo del bot, variables capturadas y estado de finalización.
• Atribución de origen: plataforma (WhatsApp, Messenger, Instagram, voz), identificadores de campaña y referencias de sesión.

1.5 Registros de reservaciones, ventas y pagos

• Citas, tickets, horarios de inicio y fin, colaboradores asignados, historial de estatus y notas.
• Servicios y productos vendidos, cantidades, precios, descuentos, propinas, comisiones y datos de lealtad o vales.
• Métodos y montos de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, certificados, Stripe) y actividad de caja.
• Anticipos: monto del depósito, porcentaje, estado del pago (sin pagar, parcial, pagado) y saldo restante para reservaciones en línea.
• Pagos iniciados por bot: enlaces de pago, identificadores de sesión de checkout, monto, moneda, datos del cliente (nombre, correo, teléfono), detalles de comisión de plataforma y estado del pago.
• Facturación recurrente de clientes: perfiles de facturación, calendarios de ciclos, días de gracia, historial de pagos y preferencias de facturación por WhatsApp.
• Datos de facturación que incluyen RFC, razón social, Régimen Fiscal, uso de CFDI, correo de facturación y códigos postales.
• Adjuntos relacionados con ventas o reservaciones como recibos, órdenes de compra, recetas e imágenes.

La información sensible de tarjetas bancarias se recopila y almacena directamente en Stripe. SalonWop únicamente recibe tokens, estados de la transacción y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta cuando aplique. Para organizaciones que usan Stripe Connect, SalonWop aplica una comisión de plataforma (1% por defecto) que se calcula y comunica al momento del pago.

1.6 Comunicaciones, mensajería y soporte

• Mensajes intercambiados a través de integraciones de WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram DM, incluyendo contenido de texto, archivos multimedia (imágenes, videos, documentos, audio), pies de foto y estado de entrega.
• Identificadores de contacto específicos de cada plataforma: números telefónicos (WhatsApp), IDs con alcance de página (Messenger) e IDs con alcance de Instagram (Instagram DM).
• Información de perfil de contacto obtenida de plataformas de mensajería: nombres, nombres de usuario (Instagram) y URLs temporales de fotos de perfil.
• Estado y contexto de conversaciones del bot: progresión de sesión, selecciones de servicios, preferencias de horario, historial de transferencias y resúmenes de conversación.
• Datos del inbox de equipo: asignaciones de agentes, notas internas de conversación, tareas de seguimiento y metadatos de transferencia (razón, agente asignado, resultado).
• Solicitudes de soporte, conversaciones de asistencia y metadatos relacionados con tickets de seguimiento.
• Registros de envío de correos, preferencias de notificaciones, suscripciones de marketing y encuestas de retroalimentación.

Los archivos multimedia recibidos a través de plataformas de mensajería (imágenes, audio, video, documentos) se descargan del proveedor de la plataforma y se almacenan en nuestra propia infraestructura en la nube para garantizar disponibilidad permanente. Las URLs temporales alojadas en la plataforma no se conservan.

1.7 Datos de voz y audio

Cuando habilitas funciones de voz, recopilamos y procesamos:

• Grabaciones de llamadas de voz y transcripciones de asistentes de voz con IA, incluyendo números telefónicos del llamante, duración de llamada y marcas de tiempo.
• Análisis de llamadas generado por IA: resúmenes de conversación, sentimiento del llamante (positivo, negativo, neutro), indicadores de éxito de la llamada y detección de buzón de voz.
• Mensajes de voz recibidos a través de WhatsApp, Messenger o Instagram, que se transcriben usando servicios de reconocimiento de voz de terceros y se almacenan junto con el archivo de audio original.
• Transcripciones de voz a texto en tiempo real procesadas durante llamadas de voz.

Las grabaciones de llamadas de voz se procesan inicialmente y se almacenan temporalmente por nuestro proveedor de procesamiento de voz en su infraestructura. Las transcripciones y metadatos de llamadas se almacenan en nuestra base de datos. Los archivos de audio de mensajes de voz de plataformas de mensajería se almacenan permanentemente en nuestra infraestructura en la nube.

1.8 Funciones de IA y automatización

• Indicaciones, instrucciones e información contextual que envías a herramientas asistidas por IA, como asistentes de agenda, bots de calificación de prospectos, motores de conversación comercial y chat de IA en el panel.
• Resultados generados que se conservan para ofrecer historial de conversación y controles de calidad.
• Contexto de negocio compartido con modelos de IA para generar respuestas: catálogos de servicios, disponibilidad de personal, precios y políticas del negocio.

El procesamiento de IA se realiza mediante proveedores de modelos de IA de terceros. No utilizamos tus instrucciones ni resultados para entrenar modelos base propios. Nuestros proveedores de IA han confirmado que los datos enviados a sus API no se utilizan para entrenar o mejorar sus modelos base.

1.9 Datos de dispositivo, uso y analítica

• Dirección IP, geolocalización aproximada derivada de la IP, identificadores de dispositivo, tipo de navegador y sistema operativo.
• Registros del sistema, marcas de tiempo, identificadores de sesión, eventos de diagnóstico, reportes de fallos y métricas de rendimiento.
• Analítica de uso del producto: vistas de página, interacciones con funciones, clics en elementos instrumentados y patrones de navegación, recopilados a través de herramientas de analítica de producto.
• Grabaciones de sesión con enmascaramiento agresivo: todo el contenido de texto y los campos de formulario se enmascaran antes de la captura. No se registran contraseñas, correos, teléfonos ni texto personal de forma legible.
• Métricas de rendimiento web (Core Web Vitals): mediciones de LCP, FID, CLS, FCP y TTFB recopiladas para monitoreo de rendimiento.
• Cookies, almacenamiento local y tecnologías similares usadas para mantener sesiones, recordar preferencias de idioma, resguardar la plataforma y medir interacción.

1.10 Datos de publicidad y conversión

Utilizamos las siguientes tecnologías de publicidad, analítica y medición de conversiones en distintas partes del Servicio:

• Google Analytics y Google Tag Manager: vistas de página, fuentes de tráfico, métricas de interacción y datos de rendimiento del producto en páginas públicas y en ciertos flujos autenticados o de acceso a cuenta.
• Seguimiento de conversiones de Google Ads: atribución de clics publicitarios y eventos de conversión en flujos públicos de marketing.
• Meta Pixel (Facebook/Instagram): vistas de página y eventos de conversión de registro en páginas públicas y en determinados flujos de creación de cuenta o inicio de sesión usados para atribución de campañas.
• TikTok Pixel: vistas de página y eventos de registro en páginas públicas y en determinados flujos de creación de cuenta o inicio de sesión usados para atribución de campañas.

No cargamos intencionalmente Meta Pixel ni TikTok Pixel dentro del panel autenticado ni en las áreas de administración. Cada proveedor procesa los datos conforme a su propia política de privacidad. Puedes gestionar estas tecnologías mediante la configuración de tu navegador, cualquier control de consentimiento que ofrezcamos en la página correspondiente y las herramientas de exclusión específicas descritas en nuestra Política de Cookies.

1.11 Datos de terceros

• Estatus de cobros, identificadores de cargos y confirmaciones de pago provenientes de Stripe.
• Confirmaciones de autenticación, datos de perfil y señales de riesgo proporcionadas por nuestro proveedor de autenticación y socios de verificación de identidad.
• Métricas de entrega y apertura de correos provenientes de nuestro proveedor de envío de correo electrónico.
• Grabaciones de llamadas, transcripciones y datos de análisis de nuestro proveedor de procesamiento de voz para funciones de asistente de voz.
• Transcripciones de audio de nuestro proveedor de servicios de transcripción para procesamiento de mensajes de voz.
• Datos de analítica y monitoreo de herramientas que nos permiten comprender la confiabilidad y el uso del sistema.

2.1 Finalidades primarias

• Proporcionar, configurar y mantener el Servicio, incluyendo reservaciones, ventas, inventario, paneles, gestión de prospectos e integraciones.
• Crear y administrar cuentas de usuario, organizaciones, roles y permisos de acceso según tus instrucciones.
• Procesar pagos, suscripciones, anticipos, pagos iniciados por bot, facturación recurrente, reembolsos y facturas mediante Stripe y nuestros proveedores de pago.
• Enviar mensajes transaccionales como confirmaciones, recordatorios, recibos, facturas y avisos administrativos.
• Operar chatbots automatizados en WhatsApp, Messenger, Instagram y canales de voz para asistir con reservaciones, calificación de prospectos, cobro de pagos y soporte al cliente.
• Capturar, puntuar y calificar prospectos usando marcos BANT o de calificación personalizada según la configuración de tu organización.
• Facilitar llamadas de voz a través de asistentes de voz con IA, incluyendo transcripción de llamadas, análisis de sentimiento y enrutamiento de conversaciones.
• Brindar soporte al cliente, solucionar incidencias y responder consultas.
• Mejorar el Servicio, incluyendo sugerencias asistidas por IA, preferencias de idioma, recomendaciones de productos, analítica y monitoreo de seguridad.
• Monitorear el uso, hacer cumplir políticas, prevenir fraudes, proteger la seguridad e integridad del Servicio y cumplir obligaciones legales, contables o requerimientos de autoridades.

2.2 Finalidades secundarias

• Enviar novedades del producto, contenidos educativos, encuestas o comunicaciones comerciales de acuerdo con tus preferencias.
• Medir la efectividad publicitaria, atribuir registros a campañas y optimizar actividades de marketing en páginas públicas y en determinados flujos de registro o acceso.
• Crear estadísticas agregadas o desidentificadas, comparativas e indicadores para planeación del negocio.

Si te aplica la legislación mexicana, puedes oponerte a estas finalidades secundarias o solicitar que limitemos el uso o divulgación de tus datos personales para ellas escribiendo a legal@salonwop.com.

4.1 Proveedores de servicio (subencargados)

Contratamos las siguientes categorías de proveedores de servicio para operar y mejorar el Servicio:

• Proveedores de autenticación e identidad: gestión de sesiones, inicio de sesión y verificación de identidad.
• Stripe y Stripe Connect: procesamiento de pagos, facturación de suscripciones, anticipos, pagos iniciados por bot y facturación recurrente de clientes.
• Proveedores de infraestructura en la nube: alojamiento de aplicaciones, base de datos, almacenamiento de archivos y red de entrega de contenido.
• Proveedores de modelos de IA: conversaciones de chatbot, calificación de prospectos, funciones de IA del panel y transcripción de mensajes de voz.
• Proveedores de procesamiento de voz: llamadas de voz, voz a texto en tiempo real, grabación de llamadas y síntesis de voz.
• Proveedores de correo electrónico: envío de correos transaccionales y de marketing.
• Proveedores de mensajería en tiempo real: actualizaciones en vivo del inbox y notificaciones.
• Proveedores de analítica, monitoreo y errores: analítica de producto, grabaciones de sesión enmascaradas, registros estructurados, seguimiento de errores y monitoreo de rendimiento.
• Google (Analytics y Tag Manager): analítica de sitio web y producto en superficies públicas y en determinadas superficies autenticadas; Google Ads para atribución publicitaria en flujos de marketing.
• Meta Platforms (Pixel): seguimiento de conversiones publicitarias en páginas públicas y en determinados flujos de creación de cuenta o inicio de sesión.
• TikTok (Pixel): seguimiento de conversiones publicitarias en páginas públicas y en determinados flujos de creación de cuenta o inicio de sesión.

4.2 Otras divulgaciones

• Miembros de tu organización con los permisos que configures, como administradores, gerentes o recepcionistas.
• Integraciones o API que decidas conectar y autorizar, incluyendo Meta (WhatsApp Business, Messenger, Instagram) para funcionalidad de mensajería.
• Asesores profesionales, auditores o aseguradoras sujetos a obligaciones de confidencialidad.
• Autoridades regulatorias, fuerzas de seguridad o tribunales cuando la ley lo exija o para proteger derechos, la seguridad o la integridad del Servicio.
• Otra empresa en caso de fusión, adquisición o venta de activos, situación en la que te notificaremos sobre cualquier cambio material.

8.1 Solicitudes ARCO y de privacidad en México

Si tu solicitud se rige por la legislación mexicana, incluye tu nombre completo, el correo electrónico o número telefónico asociado a la cuenta, el derecho que deseas ejercer y cualquier dato que nos ayude a identificar los registros correspondientes. Si la solicitud se refiere a datos controlados por tu organización, podremos canalizarla con el administrador de la organización o atenderla conforme a sus instrucciones documentadas.

8.2 Solicitudes de Eliminación de Datos

Si has conectado tu cuenta a través de integraciones de Facebook, WhatsApp, Instagram o Messenger, puedes solicitar la eliminación de tus datos en cualquier momento. Al recibir una solicitud válida de eliminación:

• Eliminaremos tu información personal de nuestras bases de datos activas en un plazo de 30 días.
• Borraremos los tokens de integración, datos de conexión y registros de sesión de bot asociados.
• Eliminaremos los archivos multimedia (imágenes, audio, video, documentos) almacenados en nuestra infraestructura asociados a tus conversaciones.
• Conservaremos únicamente los datos requeridos por obligaciones legales, fiscales o regulatorias según se describe en la Sección 6.
• Proporcionaremos confirmación de la eliminación si lo solicitas.

Para solicitar la eliminación de datos, envía un correo a legal@salonwop.com con el asunto "Solicitud de Eliminación de Datos" e incluye tu correo electrónico o número de teléfono de la cuenta. También puedes desconectar las integraciones directamente desde la configuración de tu panel de SalonWop.

9.1 Cookies utilizadas dentro del Servicio

• Cookies esenciales: necesarias para la autenticación (gestión de sesiones), la seguridad y la funcionalidad básica.
• Cookies de preferencia: recuerdan idioma, región, tema (claro/oscuro/sistema) y configuraciones del usuario.
• Cookies de analítica: nos ayudan a entender cómo se usa el Servicio para mejorar el rendimiento y la experiencia. Los datos de usuario se seudonomizan y las grabaciones de sesión enmascaran todo el texto y los campos de formulario.

9.2 Tecnologías de seguimiento en páginas públicas

Las siguientes tecnologías de seguimiento se utilizan en distintos flujos públicos o de acceso a cuenta:

• Google Analytics y Google Tag Manager: análisis de tráfico del sitio web y medición de interacción en páginas públicas y en ciertos flujos autenticados o de acceso a cuenta.
• Google Ads: seguimiento de conversiones para campañas publicitarias en flujos públicos de marketing.
• Meta Pixel: seguimiento de conversiones para publicidad en Facebook e Instagram en páginas públicas y en determinados flujos de registro o acceso.
• TikTok Pixel: seguimiento de conversiones para publicidad en TikTok en páginas públicas y en determinados flujos de registro o acceso.

Meta Pixel y TikTok Pixel no se cargan intencionalmente dentro del panel autenticado ni en las áreas de administración. Puedes ajustar la configuración de tu navegador para rechazar o eliminar cookies, aunque esto puede limitar algunas funciones. También puedes usar extensiones de bloqueo de anuncios o las herramientas de exclusión específicas de cada plataforma proporcionadas por Google, Meta y TikTok. Ciertas integraciones pueden colocar sus propias cookies conforme a sus políticas.